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档案资料的管理制度

发布日期:2020-8-1 16:42:30 浏览次数: 163次 来源:
 对所有物业管理与服务的项目,从主体到配套,从建筑到环境,从硬件到软件等都建立相应的管理档案。
(一)资料收集 资料的收集坚持系统、完整的原则,根据实体资料和信息资料的内容,从实际需要出发,扩大信息资料的来源,从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的方方面面,大到房屋本体,公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。
(二)资料分类 收集后的所有信息,统一由档案室集中整理。整理的重点是去伪存真,根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分,做到条理清晰、分类合理。
(三)资料归档 归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要,税务局的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存。档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。
(四)档案运用 档案的出、入室都有严格的规定:出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出,入室时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
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